Methoden und Instrumente der internen Kommunikation in Bibliotheken

Die interne Kommunikation hat einen immer größeren Stellenwert in der Organisationsentwicklung. Viele Prozesse innerhalb eines Unternehmens lassen sich mithilfe einer Verbesserung der internen Kommunikation optimieren. Ausführliche Einblicke in unterschiedliche Methoden und Instrumente zur Verbesserung boten die Vortragenden der Veranstaltung, durch die Prof. Dr. Ursula Georgy, Leiterin des Zentrums für Bilbliotheks- und Informationswissenschaftliche Weiterbildung (ZBIW) in Köln, führte.

Von Roman Falkenberg

Den ersten Vortrag hielt Alexander Weiß von der Universitätsbibliothek der Ludwig-Maximilians-Universität München, der 2013 ein Projekt zur Einführung eines Intranets an der LMU geleitet hat. Ziele waren, die Dezentralität zu bändigen, die Zusammenarbeit unter den Mitarbeitern zu verbessern, Wissensmanagement aufzubauen, die Arbeitsbereiche besser zu strukturieren, die Motivation zu fördern und die Arbeitsmittel zu konsolidieren. Um diese Ziele zu erreichen, wurden nicht die klassischen linearen Methoden angewandt, sondern alternativ die Methodik des Design Thinking. Durch diesen Ansatz stehen die Bedürfnisse der Mitarbeiter mehr im Vordergrund, wovon wiederum im Umkehrschluss auch die Kunden der Bibliothek profitieren. Die Mitarbeiter bekamen größere Einblicke in die internen Zusammenhänge und lernten einzuschätzen, welchen Teil sie zum Gesamterfolg der Bibliothek beitragen. Das motivierte langfristig, das Intranet aktiv zu nutzen. Nach Ansicht von Alexander Weiß ist das größte Problem nicht, dass kein Intranet innerhalb einer Einrichtung vorhanden ist, sondern viel mehr die Tatsache, dass das Intranet in den seltensten Fällen aktiv genutzt und mitgestaltet wird.

Alexander Weiß auf dem Bibliothartag in Frankfurt, Foto: bibliotheksnews/rf

Das in der Bibliothek eingeführte Intranet unterteilt sich in drei große Elemente: den allgemeinen Bereich, zu dem auch die Fachseiten und die Teamportale gehören, den persönlichen Profile der einzelnen Mitarbeiter und die Teamseiten. Ein weiterer großer Bestandteil, den sich die Mitarbeiter der Universitätsbibliothek explizit gewünscht haben, stellen umfassende Statistiken dar, die innerhalb des Intranets gezielt angesteuert werden können. So sind beispielsweise Ausleihzahlen innerhalb des Intranets einsehbar.

Insgesamt dauerte die Einführung des neuen Systems von der Planung bis hin zur Fertigstellung drei Jahre, wobei das Intranetsystem insgesamt einer ständigen Weiterentwicklung und Anpassung an den Bedürfnissen unterliegt. Mit der Einführung konnten letzten Endes aber alle angestrebten Ziele durch die Einführung des Intranets an der Bibliothek erreicht werden.

Die nächsten Vortragenden waren Kaya Tasci & Eva Haas-Betzwieser von der Staatsbibliothek zu Berlin, die von den Handwerkzeugen der Kommunikation in ihrer Einrichtung berichteten. Auch in ihrer Bibliothek spielt das Intranet eine entscheidende Rolle. Die Abgabe von internem und externem Feedback ist hier mittlerweile über das Intranet möglich, was gut angenommen wird. Auch werden Großveranstaltungen über einen sogenannten „Marktplatz“ im Intranet geplant, so dass alle Beschäftigten Zugriff auf den Stand der Planung haben und sich aktiv an der Gestaltung der Veranstaltung beteiligen können.

Neben dem Intranet hat sich auch das World-Café als eine gute Methode erwiesen, die Kommunikation innerhalb der Einrichtung zu verbessern. Ziel dieser Methodik ist es, eine größere Gruppe zu einem konstruktiven Meinungsaustausch zu bewegen. An 3 bis 5 Thementischen werden verschiedene Themen diskutiert, wobei im Optimalfall ein regelmäßiger Wechsel der Tischkonstellationen stattfindet.

Als letzte Maßnahme wurde die SWOT-Analyse vorgestellt. Mitarbeiter und Leitung finden bei dieser Methode gemeinsam anhand einer Selbstbewertung die Schwächen und Stärken der Einrichtung heraus.

Eine solche Selbstbewertung ist auch das Fundament für das von Cornelia Vonhof, Professorin für Public Management an der Hochschule der Medien Stuttgart, und Elisabeth Sträter von der Stadtbibliothek im Bildungscampus Nürnberg vorgestellte Qualitätsmanagementmodell der „Ausgezeichneten Bibliothek“.

(von links) Cornelia Vonhof und Elisabeth Sträter, Foto: bibliotheksnews/rf

Entschieden hat man sich 2014 bei der Stadtbibliothek Nürnberg für dieses Modell, da das Modell der Ausgezeichneten Bibliothek im Gegensatz zum EFQM-Modell einen direkten Bezug zur Bibliothek hat und auf die Bedürfnisse der Bibliotheken zugeschnitten ist. Anhand einer extern geleiteten Selbstbewertung wurden die vorhandenen Schwächen und Stärken der Bibliothek analysiert und Maßnahmen in die Wege geleitet, um die Prozesse zu optimieren. Die Vorteile der Einführung eines solchen Qualitätsmanagementsystems ist zum einen die Überprüfung der Qualität der eigenen geleisteten Arbeit, zum anderen das Stärken der Position gegenüber des Trägers und Kunden mit dem Erhalt eines Zertifikats. Zudem werden die einzelnen Managementinstrumente mit der Integration eines QM-Modells effektiver genutzt.